Nova exotica : 11 heures récupérées chaque semaine

Le contexte

Nova exotica distribue des produits exotiques à des artisans et des entreprises. Les clients commandent comme ils ont toujours commandé : par e-mail, souvent avec un bon de commande en PDF, parfois trois lignes tapées depuis un smartphone.

Chaque commande devait être relue, déchiffrée, puis ressaisie dans l'ERP — référence par référence. Deux personnes de l'administration des ventes y passaient l'essentiel de leurs matinées. Les journées chargées, la saisie débordait sur l'après-midi et les erreurs suivaient : une référence proche, une quantité inversée, un tarif périmé.

Le problème, chiffré

L'audit a duré deux semaines, sur place et dans les outils. Nous avons compté plutôt qu'estimé : 480 commandes e-mail sur la période, 6 minutes 30 en moyenne de la lecture à la validation dans l'ERP, et 4,1 % des lignes saisies comportant une erreur détectée après coup.

Rapporté à l'année, cela représentait environ 550 heures de saisie et des dizaines de litiges clients évitables. C'est ce chiffre — pas une promesse d'IA — qui a décidé Nova exotica à lancer le pilote.

Ce que nous avons construit

Un seul flux, de bout en bout : chaque e-mail de commande est lu par un modèle qui en extrait les références, quantités et conditions, les rapproche du catalogue et du tarif client, puis prépare la commande dans l'ERP.

La commande n'entre jamais seule : elle arrive dans une file de validation où l'équipe voit l'e-mail d'origine et la proposition côte à côte. Un clic pour valider, une correction si besoin — et chaque correction sert à améliorer l'extraction. Les cas ambigus (référence inconnue, tarif divergent) sont signalés au lieu d'être devinés.

Aucun outil n'a été remplacé. L'ERP est resté l'ERP, la boîte mail est restée la boîte mail ; l'automatisation s'est glissée entre les deux.

« On pensait acheter de l'IA, on a surtout acheté du temps. La file de validation a mis tout le monde en confiance : on voyait ce que la machine proposait avant que ça parte dans l'ERP. »

Les résultats, huit semaines après

Les chiffres ci-dessous comparent les huit semaines suivant la mise en production aux mesures de l'audit, sur les mêmes indicateurs et des volumes de commandes équivalents.

Ce qui a changé au quotidien

Les matinées de saisie ont disparu ; la validation de la file prend une vingtaine de minutes, réparties dans la journée. Les deux personnes de l'administration des ventes ont repris ce qui débordait depuis des mois : les appels clients, les litiges transporteurs, les tarifs à remettre à plat.

Le taux d'autonomie du flux — la part des commandes validées sans aucune correction — est passé de 61 % la première semaine à 78 % la huitième. Il est affiché sur un tableau de bord partagé, avec le temps récupéré et les erreurs évitées. Quand il baisse, Nova exotica le voit avant nous.

Et maintenant

Le deuxième processus est en cours d'automatisation : les relances de devis, choisies parce que l'audit les avait chiffrées juste derrière la saisie des commandes. Même méthode — un indicateur de référence d'abord, la mise en production ensuite, la mesure chaque semaine.